Telah terbit Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 152 Tahun 2024 tentang Kementerian Agama sebagai kebijakan Presiden Republik Indonesia Prabowo Subianto yang telah membentuk dua badan baru, yaitu Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal (BPJPH) sebagai Lembaga Pemerintah Non-Kementerian (LPNK) dan kedua Badan Penyelenggara Haji (BPH) sebagai Lembaga Pemerintah. Kedudukan dua lembaga ini berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden melalui menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agama.
Sebagai dampak dari hal tersebut, organisasi dan tata kerja Kementerian Agama harus menyesuaikan kembali dengan tanpa BPJPH di unit eselon I Kementerian Agama. BPH belum dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara “kaffah”, karena perencanaan penyelenggaraan haji telah berproses sebelum pelantikan Kepala BPH beserta Wakilnya. Selanjutnya Menteri Agama akan menetapkan organisasi dan tata kerja Kementerian Agama setelah mendapat persetujuan dari menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara.
Saat peraturan tentang organisasi dan tata kerja kedua Badan ini diundangkan pada lembaran negara, secara mutatis mutandis harus dilaksanakan secara nasional dan bersifat mengikat kepada para pemangku kepentingan. Sumber daya kedua Badan menjadi kewajiban dan tanggung jawab Kementerian Agama untuk dapat “mewakafkan” sebagian anggaran, barang milik negara/aset, dan sember daya manusia (SDM) kepada BPJPH dan BPH. Proses perencanaan dan penganggaran program dan kegiatan kedua fungsi dimaksud telah dialokasikan dalam pagu definitif bulan Okober lalu di Kementerian Agama. Selanjutnya proses pengalihan barang milik negara atau mutasi aset dari Kementerian Agama ke BPJPH dan BPH sudah dipersiapkan dengan matang. Terkait SDM, dalam manajemen talenta ada istilah talent acquisition, akuisisi bakat yang bagus, berkarakter, kompeten, dan sesuai syarat ketentuan menjadi prioritas didudukan jabatan yang lowong. Pengisian jabatan ASN dimaksud telah diatur dalam Peraturan Menteri PANRB Nomor 15 Tahun 2024 tentang Percepatan Pengisian Jabatan ASN Pada Masa Transisi di Lingkungan Kementerian/Lembaga. Diharapkan dalam proses transisi tidak membutuhkan waktu lama karena harus segera melayani masyarakat, bukan melayani (kepentingan) jabatannya.
Dalam Perpres baru memungkinkan dibentuk jabatan administrasi. Sebagai contoh pada sekretariat direktorat jenderal (ditjen) terdiri atas jabatan fungsional dan jabatan pelaksana, bila dalam tugas dan fungsi sekretariat ditjen tidak dapat dilaksanakan oleh jabatan fungsional, dapat dibentuk paling banyak 4 (empat) bagian. Bagian terdiri atas jabatan fungsional dan jabatan pelaksana, bila dalam tugas dan fungsi bagian tidak dapat dilaksanakan oleh jabatan fungsional, dapat dibentuk paling banyak 3 (tiga) subbagian. Norma penyusunan (baca: terdiri atas) secara berurutan tersebut memiliki makna bahwa urutan pertama itulah menjadi prioritas pertama, dan urutan setelahnya menjadi prioritas berikutnya. Hingga saat ini jabatan fungsional dan jabatan pelaksana masih dapat melaksanakan tugas dan fungsi yang ada di sekretariat ditjen.
Ada beberapa norma yang harus diperhatikan dalam usulan pembentukan/penambahan jabatan administrasi, diantaranya. Kesatu, Pasal 9 Peraturan Menteri PANRB Nomor 25 Tahun 2021 tentang Penyederhanaan Struktur Organisasi pada Instansi Pemerintah untuk Penyederhanaan Birokrasi, bahwa kriteria unit organisasi jabatan administrasi yang disederhanakan meliputi unit organisasi jabatan administrasi yang melaksanakan tugas dan fungsi dengan ruang lingkup: a) analisis dan penyiapan bahan dan/atau kebijakan; b) koordinasi, pemantauan, dan evaluasi kebijakan; c) pelaksanaan tugas teknis tertentu dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan; d) pelaksanaan tugas yang memiliki kesesuaian dengan Jabatan Fungsional; dan/atau e) pelayanan teknis fungsional.
Kedua, Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 15 Tahun 2023 tentang Tata Cara Penilaian Penyederhaan Struktur Organisasi (PSO) dan Penyesuaian Sistem Kerja dalam Rangka Evaluasi Reformasi Birokrasi, bahwa penyederhanaan struktur organisasi dilakukan melalui indikator persentase PSO dan indikator evaluasi kelembagaan. PSO merupakan perbandingan antara jumlah struktur pada jabatan administrasi yang disederhanakan dengan jumlah struktur pada jabatan administrasi yang berpotensi untuk disederhanakan. Evaluasi kelembagaan yang diatur dalam Permen PANRB Nomor 20 tahun 2018 untuk memotret efektifitas dan efisiensi organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang sekaligus menghadapi dinamika lingkungan internal dan strategisnya.
Ketiga, Besaran organisasi harus mempertimbangkan mandat konstitusi, visi dan misi Presiden, tantangan utama bangsa, keterkaitan dengan agenda prioritas nasional, dan peran pemerintah yang memiliki dampak signifikan terhadap layanan masyarakat. Selain norma tersebut, usulan harus memberikan gambaran dan alasan urgensi dibentuknya suatu jabatan. Salah satunya beban kerja jabatan dan dampak kegiatan dan anggaran jabatan. Bila kriteria pada norma kesatu diatas ada pada jabatan administrasi yang diusulkan, menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara akan mempertimbangkan untuk tidak menyetujuinya. Kalaupun menteri menyetujui usulan tersebut karena ada pertimbangan lain, maka akan memengaruhi rumusan kedua, yaitu rumusan PSO dan berdampak kepada penurunan indeks reformasi birokrasi.
Organisasi instansi vertikal Kementerian Agama bukan organisasi “holding-company” yang pimpinan satkernya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan unit eselon I, yaitu direktorat jenderal seperti halnya pada organisasi Kementerian Keuangan. Kepala Kanwil Kementerian Agama provinsi berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama dan jabatan administrator berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala satker yang sekaligus sebagai Kuasa Pengguna Anggaran. Administrator bukan di bawah dan bertanggung jawab kepada direktorat jenderal. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi, jabatan administrator berkoordinasi dengan unit yang bersesuaian dengan tugas dan fungsinya di kantor pusat.
Tantangan organisasi Kementerian Agama semakin kompleks seiring dengan terjadinya perubahan yang semakin cepat dan serba tak menentu disruption. Organisasi dituntut agar lebih dinamis, agile, dan responsif terhadap perubahan lingkungan strategisnya. Untuk itu diperlukan evaluasi kelembagaan secara periodik, minimal 3 (tiga) tahun sekali. Organisasi harus dibentuk “tepat fungsi, tepat ukuran, dan tepat proses”. Seluruh mandat Undang-Undang, termasuk UUD 1945 yang diberikan kepada Kementerian Agama, harus tercermin dalam nomenklatur jabatan dan/atau tugas dan fungsi organisasi untuk mencapai kinerja yang optimum sesuai mandat. Organisasi harus disusun berbasis analisa jabatan dan beban kerja dengan memperhatikan efisiensi dan efektifitas organisasi. Organisasi harus dijalankan melalui proses yang cepat, tepat, dan tidak bertele-tele.
Melalui evaluasi kelembagaan, tugas dan fungsi akan mendapatkan gambaran bahwa organisasi tersebut sudah “tepat fungsi”. Melalui evaluasi jabatan dan beban kerja akan mendapatkan gambaran bahwa organisasi tersebut sudah “tepat ukuran”. Melalui evaluasi proses bisnis dan SOP dapat diketahui bahwa organisasi tersebut sudah “tepat proses”. Transformasi kelembagaan, transformasi jabatan, dan transformasi sistem kerja yang berorientasi pada kinerja optimal tidak akan berjalan dengan baik tanpa didukung teknologi informasi yang memadai. Inilah sejatinya transformasi yang dilaksanakan dengan pendekatan penyederhanaan birokrasi. Dengan tujuan agar organisasi menjadi agile, adaptif, dan responsif terhadap semua permasalahan untuk mewujudkan layanan umat yang lebih baik.
